PI Planning : définition, déroulé sur deux jours et 6 conseils pour le réussir

Avant de rentrer dans le sujet, rappelons ce qu’est le PI Planning. Le Program Increment (PI) Planning est un événement en face à face, basé sur la cadence, qui sert de battement de cœur à l’Agile Release Train (ART), alignant toutes les équipes de l’ART sur une mission et une vision communes. Le PI Planning est essentiel à SAFe : si vous ne le faites pas, vous ne faites pas SAFe.

“There is no magic in SAFe… except maybe for PI Planning.”

Qu’est-ce que le PI Planning ? Définition

Le PI Planning (Program Increment Planning) est l’événement qui ouvre chaque Program Increment, l’incrément de 8 à 12 semaines sur lequel un Agile Release Train planifie et livre. Toutes les équipes du train — généralement 50 à 125 personnes — se réunissent pendant deux jours, au même endroit ou à distance, pour transformer les priorités du Product Management en objectifs d’équipe et en un plan de PI partagé. Le Release Train Engineer (RTE) le facilite ; les Business Owners y valident les objectifs et leur attribuent leur valeur métier.

Trois résultats en sortent : des objectifs de PI engagés par chaque équipe, un program board qui rend visibles les dépendances et les jalons, et un vote de confiance collectif sur la faisabilité du plan. Sans PI Planning, il n’y a pas d’ART : c’est l’événement qui synchronise le train.

Le déroulé standard sur deux jours

Scaled Agile publie un agenda type, que la plupart des organisations adaptent à la marge. Le jour 1 sert à comprendre le contexte et à produire un premier plan ; le jour 2 à l’ajuster, le valider et s’y engager.

Jour 1 — comprendre et planifier :

• Business context — un dirigeant présente l’état de l’entreprise et les objectifs du PI
• Vision produit ou solution — le Product Management présente les 10 features prioritaires
• Vision d’architecture et pratiques d’ingénierie — le System Architect cadre ce qui est possible
• Contexte de planification — le RTE rappelle le processus, les timeboxes et les résultats attendus
• Team breakouts — chaque équipe estime sa capacité, découpe les features en stories et identifie ses dépendances
• Draft plan review — chaque équipe présente son plan préliminaire, ses risques et ses objectifs
• Management review and problem solving — les managers arbitrent le périmètre, les priorités et les ressources

Jour 2 — ajuster et s’engager :

• Planning adjustments — les décisions de la veille sont annoncées et le plan est ajusté
• Team breakouts — les équipes finalisent objectifs, stories et dépendances ; les Business Owners attribuent la valeur métier
• Final plan review — présentation des plans définitifs, des objectifs de PI et des risques
• PI risks — chaque risque de programme est ROAMé : résolu, pris en charge, accepté ou atténué
• Confidence vote — vote « fist of five » de tout le train ; en dessous de trois, l’équipe retravaille son plan
• Plan rework et planning retrospective — reprise si nécessaire, puis rétrospective de l’événement

PI Planning à distance : ce qui change

Depuis 2020, une large part des PI Planning se tient à distance ou en format hybride. Le déroulé ne change pas ; ce sont les conditions qui changent, et elles demandent plus de préparation, pas moins.

• Un program board partagé (tableau blanc collaboratif ou outil ALM) préparé et testé avant l’événement, avec les features déjà saisies
• Une salle virtuelle par équipe pour les breakouts et une salle plénière, avec un canal de discussion unique pour les questions au RTE et aux architectes
• Des timeboxes plus courtes et des pauses plus fréquentes : deux jours d’écran fatiguent davantage qu’une salle
• Le vote de confiance et le ROAM des risques réalisés avec un outil visible de tous, pour que l’engagement reste collectif
• Un fuseau horaire de référence annoncé dans l’invitation, et un agenda décalé si des équipes sont réparties sur plusieurs continents

La simulation de PI Planning qui occupe une large part de nos formations Leading SAFe® et SAFe® for Teams se pratique dans les deux formats.

Six conseils pour réussir la préparation

La préparation du PI Planning peut être challengeante pour un RTE, surtout la première fois. Voici 6 conseils pour réussir votre PI Planning.

1. Tenir à jour la checklist de préparation de l’ART

Il est important d’avoir répondu à toutes les questions relatives à la préparation du train :

• Le scope (produit, système, domaines technologiques) du processus de planification est-il compris ? Avons-nous identifié nos chaînes de valeur et nos trains ?
• Le Release Train Engineer comprend-il l’étendue de son rôle dans la préparation de l’organisation et de l’événement ?
• Les dates du PI Planning, la cadence des itérations et la cadence du PI sont-elles identifiées ?
• Chaque équipe a-t-elle un Scrum Master et un Product Owner identifiés ?
• Y a-t-il des membres dédiés dans chaque équipe ?
• Tous les membres seront-ils présents en personne, ou des dispositions sont-elles prises pour la participation à distance ?
• Sait-on qui établira le business context et présentera la vision du produit / de la solution ?
• Existe-t-il un accord raisonnable sur les priorités entre les Business Owners et le Product Manager ?
• A-t-on une vision claire de ce que nous construisons, au moins pour les prochains PI ?
• Les 10 fonctionnalités principales du premier PI sont-elles identifiées ?
• L’équipe système et les services partagés (UX, architecture…) sont-ils identifiés ?
• Comment et où les itérations, PI, Features, Stories et l’avancement seront-ils maintenus ?
• Existe-t-il une stratégie pour les tests unitaires et l’automatisation des tests ?

2. Définir une date et une heure précises, bien à l’avance

Vous ne pouvez pas dire « la date est à déterminer ». La préparation du PI Planning consiste à fixer les dates de l’événement, la cadence des itérations et la cadence du PI. C’est un élément essentiel pour le suivi.

3. Tenir les équipes informées et impliquées

Le PI Planning est le moment le plus important du projet : assurez-vous que tous soient impliqués et avertis de tout changement de dernière minute.

4. Se préparer avant de participer au Planning

C’est l’occasion d’établir le business context et la vision produit / solution en tenant compte des priorités des Business Owners et du Product Manager. Les 10 features principales doivent être prêtes, les PO partagent avec les équipes, les intervenants sont identifiés (Business Owner pour le business context, architecte pour la vision d’architecture, Product Manager pour la vision produit) et le support de PI Planning est consolidé.

5. Organiser l’événement

• Réserver la salle du PI, les salles d’isolement et les tables
• Assurer l’accès aux sanitaires et la logistique
• Imprimer le working agreement
• Affecter les tables aux équipes
• Prévoir le matériel (projecteur, micro, post-its…)
• Disposer de moyens de communication pour les équipes distantes

6. Animer et tenir les timebox

Le PI Planning est un événement avec beaucoup d’intervenants. Il est important d’assurer le bon déroulement de l’événement : chaque participant doit rester dans sa timebox. Avec ces conseils, vous pouvez organiser votre PI Planning sereinement — et le réussir !